Die Qualität virtueller und hybrider Events steht und fällt mit der richtigen Planung. Ein Regieplan ist deshalb essentiell, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Als Livestream Anbieter nutzen wir ihn für alle Arten von Streams und Live Events. Hier erfahren Sie, worauf es bei der Erstellung ankommt. Mit unserer Regieplan Vorlage als Excel oder Google Datei können Sie ganz einfach einen Ablaufplan für Ihre Veranstaltung oder Ihren Livestream schreiben.
Auf dem mindnapped YouTube Kanal stellt Alexander Lorenz die Regieplan Vorlage vor, und wer direkt loslegen möchte, findet weiter unten einen Download Link.
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Für den Regieplan gibt es unterschiedliche Namen, wie Cue Sheet, Run-Down, Ablaufplan oder auch Event Schedule. Trotzdem meinen alle Begriffe dasselbe: ein übersichtliches Dokument – meistens eine Tabelle – auf dem alle Beteiligten einer Live Veranstaltung den Ablauf auf einen Blick erkennen können. Das hilft sowohl bei der Organisation als auch dabei, einen problemlosen Verlauf des Events zu gewährleisten.
Im Internet stößt man auf Tools, mit denen ein Regieplan erstellt werden kann. Erfahrungsgemäß tut eine klassische Excel Tabelle ihren Job aber meistens genauso gut. Außerdem haben Sie damit alle Freiheiten und können zum Beispiel Spalten oder Bereiche entfernen oder hinzufügen – ganz nach Ihren Bedürfnissen. Um den Anfang zu erleichtern, haben wir unsere mindnapped Regieplan Vorlage entwickelt. Diese nutzen wir als Livestream Dienstleister häufig selber bei Veranstaltungen. Damit können auch Sie schnell und unkompliziert Ihren eigenen Regieplan erstellen.
Regiepläne können sich stark unterscheiden, abhängig von der Art oder auch Dauer des Events. Ein paar Punkte sind aber in jedem Fall wichtig und sollten deshalb in keinem Regieplan fehlen. Eine fortlaufende Nummerierung hilft den Überblick zu behalten. Startzeiten und Dauer der Programmpunkte sind wichtig, damit das Event genau wie geplant stattfinden kann. Auch die Namen der Programmpunkte, die beteiligten Personen und Technik sollten enthalten sein.
Wichtig: der Regieplan ist ein Dokument für Producer, Regie und Technik. Was also zum Beispiel nicht in den Regieplan gehört, sind Details zum gesprochenen Inhalt, Moderationsfragen etc. Was Sie aber in jedem Fall in Ihrem Regieplan festhalten können, sind die gezeigten Präsentationen, Einspieler und Grafiken.
Kommen wir zur mindnapped Regieplan Vorlage und wie man sie am besten nutzt. Alle Livestream Agenturen verwenden Ablaufpläne, so auch wir. Daher haben wir ein Template entwickelt, das vielseitig einsetzbar ist.
In der ersten Spalte werden alle Programmpunkte nummeriert. Das erleichtert die Kommunikation mit unterschiedlichen Gewerken ungemein. Danach folgen die Start-Uhrzeit und die geplante Dauer des jeweiligen Programmpunktes. In der nächsten Spalte wird die Bezeichnung oder der Name des Programmpunkts eingetragen, also zum Beispiel “Eröffnung” oder “Preisverleihung”. Anschließend folgt die Beschreibung des Programmpunkts. Dabei ist es wichtig, einheitliche Begriffe zu verwenden, um Verwirrungen zu vermeiden und schnell erkennen zu können, welche Art von Programm gerade stattfindet.
Hier ein paar Beispiele für unterschiedliche Programmpunkte: Interview, Video-Einspieler, Live-Musik, Präsentation, Podiumsdiskussion oder Fragerunde. Wichtig ist, dass die Bezeichnungen für Sie Sinn machen und einheitlich verwendet werden.
Die nächste Spalte ist dann besonders relevant, wenn mehrere Personen bei einem Event vor der Kamera stehen. Indem Sie die Namen der beteiligten Protagonisten festhalten, weiß jeder, wann er an der Reihe ist und Sie vermeiden Verzögerungen. Unter “Bild und Ton” wird angegeben, was im Stream oder auf der Bühne gerade zu sehen oder zu hören ist.
Bei hybriden Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, hier noch zusätzliche Spalten zur Bespielung von Monitoren oder Ton vor Ort einzufügen. In der Spalte “Dateien” werden die Dateinamen von Clips oder anderen grafischen Elementen eingetragen, die in dieser Szene verwendet werden. Das könnten eingespielte Videos im Vollbild sein oder Bauchbinden, Stills oder animierte Grafiken – eine Übersicht der wichtigsten davon finden Sie hier. In der Spalte Kommentar können Sie schließlich all das eintragen, was sonst in der Tabelle keinen Platz gefunden hat, aber wichtig für den Ablauf der Veranstaltung ist.
Häufig entsteht ein Regieplan in Teamarbeit – durch Sie oder einen Livestream Dienstleister. Bei der klassischen Zusammenarbeit mit Dokumentenversionen in Excel Dateien kann es deshalb schon mal passieren, dass nicht alle die gleichen Informationen haben. Dabei ist es für eine Live Veranstaltung extrem wichtig, dass jedes Gewerk – also Regie, Bildmischer, Grafiker, Kameras und Ton – auf dem gleichen Stand sind. Um das sicherzustellen, setzen wir häufig Google Spreadsheets ein. Dort können alle Beteiligte das selbe Dokument einsehen, Änderungen nachvollziehen oder auch bearbeiten. Indem man dort Versionen benennt, schafft man eine klare Kommunikation und Aktualität. Am Produktionstag ist die beste Lösung aber immer noch ein ausgedruckter Regieplan, in dem spontane Änderungen per Hand eingetragen werden.
Laden Sie sich unsere Regieplan Vorlage einfach herunter und probieren Sie es selber aus. Und auch wenn der Anfang mühsam erscheint – spätestens bei der Veranstaltung werden Sie merken, was ein guter Regieplan ausmacht und wie viel entspannter und einfacher Ihr Event von der Bühne geht.
Als Livestream Agentur und Filmproduktion setzen wir für unsere Kunden nicht nur den technischen Teil von Live Produktionen zuverlässig um, sondern beraten auch zu Abläufen und sind Experten für die Vorproduktion von Inhalten. Wenn Sie Unterstützung bei Ihrem hybriden oder virtuellen Event benötigen, freuen wir uns auf Ihre Anfrage.
